Wednesday, 16 November 2011

Konsep Sistem Informasi

Mengapa Sistem Informasi itu penting ?
Sistem informasi penting bagi suatu organisasi karena ia merupakan salah satu komponen terpenting untuk mencapai keberhasilan bisnis maupun keberhasilan organisasi

Sasaran Setiap Organisasi
Peningkatan produktifitas
Pengurangan biaya
Peningkatan pengambilan keputusan
Peningkatan layanan ke pelanggan
Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru
Oleh karenanya setiap organisasi yang telah menggunakan sistem informasi, akan mendapatkan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif dari kegiatan bisnisnya [Kroenke, 1992]
Dengan kata lain bahwa sistem informasi akan memperbaiki proses bisnis, membantu pengambilan keputusan dan meningkatkan daya saing organisasi (O’Brien, 2004), seperti yang di ilustrasikan pada gambar berikut:

Beberapa Contoh Sistem Informasi yang Telah Dikembangkan Manusia
Sistem reservasi pesawat terbang
Sistem layanan akademik
Sistem point of sale
Sistem layanan informasi
Sistem kartu cerdas (Smart Card)
Sistem pertukaran data elektronik
E-government
dll

Kemampuan Utama Sistem Informasi
Melakukan komputasi numerik bervolume besar berkecepatan tinggi
Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, cepat dan akurat
Menyimpan informasi berjumlah besar dalam ruang kecil tetapi mudah diakses
Memungkinkan untuk mengakses informasi yang banyak dari seluruh dunia dengan cepat dan murah
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas orang-orang yang bekerja dalam sebuah tim di beberapa lokasi
Mengotomasi proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang sebelumnya dikerjakan secara manual
Menyajikan informasi dengan jelas sehingga menggugah pikiran manusia
Biaya yang lebih murah daripada pengerjaan manual


Kemampuan Dasar Agar Sistem Informasi sebuah organisasi dapat terlaksana dengan baik
Apa itu Sistem Informasi ?
Menurut O’Brien 2004, Sistem informasi akan mengatur berbagai kombinasi antara manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data agar dapat menyimpan, memproses dan menyebarkan informasi ke seluruh bagian yang ada di organisasi.

Sistem Informasi Tidak Harus Melibatkan Komputer
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer.
Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System atau CBIS).
Namun dalam prakteknya, komputer lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting.

Teknologi Informasi
Teknologi Informasi adalah istilah kontemporer yang menggambarkan kombinasi dari teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi telekomunikasi (data, image, dan jaringan suara).

Apa itu Sistem ?
Secara sederhana sistem bisa didefinisikan sebagai kumpulan berbagai komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Selalu terdapat 3 komponen dasar yang saling berinteraksi (baca: aktifitas) dalam sistem:
INPUT, meliputi elemen yang dicapture, dirakit yang masuk ke sistem untuk diproses. Contoh: raw material, energi, data dsb.
PROSES, meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contoh: proses manufaktur, kalkulasi matematika.
OUTPUT, meliputi transfer elemen yang dihasilkan oleh proses ke tujuan

Feedback dan Control
Feedback adalah data yang menyatakan performa sistem. Contoh : data tentang performansi penjualan adalah feedback bagi manager penjualan.
Control meliputi monitoring dan evaluasi feedback untuk menentukan apakah sistem mencapai tujuan. Fungsi control membuat penyesuaian untuk input sistem dan pemrosesan komponen untuk memastikan sistem menghasilkan output yang tepat.

5 Aktifitas Sistem Informasi
Aktifitas Sistem informasi meliputi 5 hal pokok: Input data, pemrosesan menjadi informasi, output, penyimpanan data dan kontrol kinerja sistem.

Contoh Aktifitas Sistem Informasi
Input: scan optik pada bar-code dalam perdagangan
Processing: Penghitungan jumlah (item & rupiah) belanjaan pada shopping cart
Output: Pencetakan struk belanja
Storages: Updating database stok barang, GL, neraca, serta laporan transaksi
Control: Menghasilkan pemberitahuan mengenai stok item yg kritis, saldo, dlsb

Posisi Sistem Informasi pada Lingkungan Bisnis
Sistem informasi menyediakan informasi (feedback) pada operasi-operasi di dalam sistem kepada manajemen untuk melakukan pengarahan dan maintenance sistem (control).

Komponen Sistem Informasi
Semua sistem informasi menggunakan manusia, hardware, software, data, dan sumber daya jaringan untuk mengelola proses input, output, storage, dan kontrol aktifitas yang mengubah sumber data menjadi produk informasi.

Sumber Daya dan Produk Sistem Informasi
Data, Information, Knowledge and Wisdom
Data
Data adalah representasi dari fakta, yang disimpan atau disajikan dalam bentuk karakter, simbol, angka, gambar dan sebagainya.
Data yang baik adalah yang sesuai dengan fakta
Verifikasi diperlukan agar data sesuai dengan fakta

Information
Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara –tergantung waktu- mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya.
Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan.
Karakteristik dari informasi: penerima informasi mengalami perubahan dari keadaan belum tahu menjadi tahu.
Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data oleh sistem komputer tidak hanya harus akurat dan cepat, namun juga harus diperhatikan relevansinya dengan kebutuhan para pengambil keputusan

Knowledge
Pengetahuan adalah rangkaian informasi dan data -yang membentuk jaringan semantik- di dalam ingatan seseorang.
Jaringan semantik tersebut bisa dibentuk oleh relasi logika atau intuisi berdasarkan pengalaman atau proses pembelajaran.
Pengetahuan juga dikatakan sebagai hasil proses psikologi yang berasal dari persepsi, ditambah oleh proses belajar dan proses pembentukan alasan.

Knowledge Example
Fakta: Mira adalah anak dari Amir, Irma dan Rima merupakan anak dari Mira.
Aturan: Anak dari anak seseorang disebut dengan cucu.
Kesimpulan: Irma adalah cucu dari Amir

Wisdom
Kebijakan merupakan sifat dari kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, pemahaman, pengalaman, akal sehat dan wawasan yang dalam.
Kebijakan merupakan akumulasi dari ilmu, pengetahuan, dan pencerahan.
Orang bijaksana mempunyai kualitas dalam berpengetahuan, serta mempunyai kapasitas dalam menggunakannya.

Wisdom Example
Supervisor supermarket yang bijak akan segera mengaktifkan meja kasir yang kosong ketika dia mengetahui rata-rata antrian mencapai lebih dari 10 orang dan melihat konsumen yang sedang berada di ruang penjualan masih banyak.
Jika banyak konsumen yang antri dalam waktu lama, maka akan banyak konsumen yang mengeluh dan mereka akan cenderung pindah belanja ke tempat lain.

Data, Information, Knowledge & Wisdom Example
Data:
17, 15 dan 18
Budi, Rudi, Andi
Informasi:
Panjang antrian rata-rata pada meja kasir ke-1 adalah 17 orang. Meja ke-2 dan ke-3 adalah 15 dan 18 orang. 
Kasir di meja ke-1 adalah Budi. Meja ke-2 dan ke-3 adalah Rudi dan Andi.
Knowledge:
Panjang antrian minimal untuk menambah meja kasir baru adalah 10 orang, dengan catatan, konsumen yang lain masih banyak di ruang penjualan, dan masih ada meja kasir yang kosong.
Wisdom:
Jangan sampai konsumen menunggu antrian di meja kasir terlalu lama. Segera buka meja kasir baru.
Usahakan label harga selalu sama dengan harga yang digunakan dalam perhitungan cash-register. Perbedaan harga di label dengan di cash-register, bisa mengundang keluhan atau protes dari konsumen.

Produk Informasi Berkualitas
Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan untuk menghasilkan hasil informasi yang berkualitas:
Kualitas Informasi: Faktor Time Dimension
Timelines: Informasi harus tersedia pada saat dibutuhkan
Currency: Informasi harus up to date pada saat disediakan
Frequency: Informasi harus tersedia sesering mungkin pada saat dibutuhkan
Time period: Informasi harus dapat disediakan tentang periode masa lalu, saat ini dan yang akan datang.

Kualitas Informasi:Faktor Content Dimension
Accuracy: Informasi harus bersih dari error
Relevance: Informasi seharusnya berhubungan dengan kebutuhan sebuah informasi tertentu dan pada saat tertentu pula.
Completeness: Seluruh informasi yang dibutuhkan harus tersedia.
Cociseness: Hanya informasi yang dibutuhkan saja yang seharusnya disediakan.
Scope: Informasi dapat memiliki sebuah lingkup (scope) luas atau sempit, atau sebuah fokus internal atau eksternal.
Performance: Informasi dapat menunjukkan performa dengan mengukur aktifitas yang telah terselesaikan, progress yang telah dibuat, atau resources yang telah digunakan.

Kualitas Informasi: Faktor Form Dimension
Clarity: Informasi harus tersedia dalam bentuk yang mudah dipahami.
Detail: Informasi dapat disediakan dalam bentuk detail atau summary.
Order: Informasi dapat ditata berdasarkan urutan yang telah ditentukan sebelumnya.
Presentation: Informasi dapat dipresentasikan dalam bentuk narasi, numerik, gambar atau bentuk lain.
Media: Informasi dapat disediakan dalam bentuk dokumentasi kertas cetak, tampilan video atau media lainnya.

Perkembangan Peran Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi
Perkembangan Peran Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi (1/3)
Data Processing: 1950s – 1960s

Sistem pemrosesan data elektronik
Proses transaksi, penyimpanan record dan aplikasi-aplikasi accounting tradisional
Management Reporting: 1960s – 1970s

Management Information System
Laporan-laporan manajemen dari informasi spesifik untuk mendukung pembuatan keputusan
Perkembangan Peran Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi (2/3)
Strategic and End User Support 1980s-1990s
End user computing system
Dukungan komputasi langsung dari dan untuk produktifitas pengguna dan kerjasama tim.
Executive Information System
Informasi kritis untuk manajemen atas
Strategic Information System
Produk dan layanan strategis untuk keuntungan bersaing.

Perkembangan Peran Aplikasi Bisnis pada Sistem Informasi (3/3)
Electronic Bussiness and Commerce
Internetworked E-Bussiness and E-Commerce System (1990s – 2000s)
Perusahaan yg bekerja dg internet, operasi-operasi bisnis global dan e-commerce pada internet, intranet, extranet dan jaringan-jaringan lainnya.

Internetworked E-Bussiness Enterprise (1/2)
E-Bussiness perusahaan berbasis internet mengandalkan internet, intranet dan extranet untuk mengimplementasikan dan mengatur operasi-operasi e-bussiness dan kerjasama antar fungsi-fungsi bisnis dalam perusahaan, dan e-commerce dengan pelanggan, suppliers, dan partner bisnis lainnya.

Internetworked E-Bussiness Enterprise (2/2)
Klasifikasi Manajemen dan Operasi pada Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasi (Operation Support System)

Transaction Processing System
Memproses data yang dihasilkan dari proses bisnis, mengupdate operasi database, dan memproduksi dokumen-dokumen bisnis. Misal: pemrosesan sales dan inventory dan sistem accounting.
Processing Control System
Memonitor dan mengatur proses-proses industri. Misalnya: penambangan gas, power generator, dan sistem produksi baja.
Enterprise Collaboration System
Mendukung tim, kerja sama, dan komunikasi perusahaan. Misal: sistem email, chat, dan video conferencing.
Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)
Management Information System
Penyediaan informasi dalam bentuk laporan-laporan tertentu dan menampilkannya untuk mendukung pembuatan keputusan bisnis. Misalnya: sistem analisa sales, performa produksi, dan reporting tren harga.
Decision Support System
Menyediakan dukungan ad hoc interaktif untuk proses pembuat keputusan pada manajer dan profesional bisnis lainnya. Misal: Menyediakan analisa harga, keuntungan, ramalan dan resiko.
Executive Information System
Menyediakan informasi kritis dari banyak sumber yang disesuaikan pada kebutuhan informasi pada tingkat eksekutif. Misal: Sistem untuk kemudahan akses untuk menganalisa performa bisnis, aktifitas pesaing dan perkembangan ekonomi untuk mendukung perencanaan strategis.

Sistem Informasi Kategori Lainnya (1/2)
Expert System
Sistem berbasis pengetahuan (Knowledge Based System) yang menyediakan saran tingkat tinggi dan bertindak sebagaimana konsultan tingkat tinggi untuk pengguna. Misal: Sistem penyaran aplikasi kredit (credit application advisor), monitoring proses (process monitor), dan diagnostik pemeliharaan (diagnostic maintenance).
Knowledge Management System
Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengorganisasian, dan penyebaran pengetahuan bisnis pada perusahaan. Misal: Sistem akses internet untuk praktek bisnis terbaik, strategi proposal sales, dan resolusi masalah pelanggan.
Sistem Informasi Kategori Lainnya (1/2)
Strategic Information System
Mendukung operasi atau proses manajemen yang menyediakan suatu pendekatan dengan produksi-produksi strategis, servis dan kemampuan untuk keuntungan kompetisi. Misal: online stock trading, shipment tracking, dan e-commerce web system.
Functional Bussiness System
Mendukung berbagai macam operasi dan aplikasi manajerial terhadap dasar-dasar fungsi bisnis pada perusahaan.  Misal: Sistem informasi yang mendukung aplikasi-aplikasi pada accounting, keuangan, pemasaran, operasi manajemen dan manajemen sumber daya manusia.